Le iniziative musicali possono essere: interne, cioè integralmente organizzate dall'Ateneo. In questo caso le richieste di partecipazione devono essere formulate come istanza preventiva al Magnifico Rettore esterne. In questo caso la preventiva richiesta di partecipazione è necessaria solo nel caso in cui i singoli o gruppi non strutturati intendano partecipare in rappresentanza dell'Ateneo. Quindi sono escluse tutte le partecipazione autonome o a livello personale. Linee guida RappresentativitàI gruppi non strutturati che desiderino presentarsi come rappresentativi dell'Ateneo devono soddisfare un minimo standard di rappresentatività, che si esprime da un lato in termini di appartenenza all'Istituzione e dall'altro in termini di competenze e capacità espressive in ambito musicale.Devono essere costituiti almeno al 75% da soggetti appartenenti alle componenti attive di Ateneo. Singoli soggetti che intendano proporsi come 'solisti', 'duo' o 'trio' devono pertanto essere in servizio attivo presso l’Università di Genova. Per componenti universitarie si intendono: studenti, personale tecnico-amministrativo in servizio, personale docente in servizio e personale ad esso temporaneamente associato (ricercatori, borsisti, assegnisti, dottorandi di ricerca).Il grado di competenza e capacità espressiva è lasciato all’autovalutazione del gruppo o del singolo, che lo attesta in fase di presentazione nelle forme che ritiene opportune: registrazioni di brani musicali, attestati dei soggetti partecipanti, ecc.Prospetto annuale delle attivitàIl gruppo interessato presenta al Magnifico Rettore o al suo delegato all'inizio di ciascun anno accademico un prospetto annuale di massima in forma scritta sulle iniziative cui intende partecipare in rappresentanza dell'Ateneo genovese. Il piano deve essere corredato da una presentazione del gruppo da cui si evinca la sua rappresentatività dell'Ateneo.Singola attivitàAlmeno 60 giorni prima dell'evento il gruppo presenta al Magnifico Rettore o al suo delegato il progetto dettagliato dell'iniziativa a cui intende partecipare in rappresentanza dell'Ateneo, specificando:i dati dell'evento (data, sede, ecc) la motivazione della partecipazione i contenuti musicali proposti per l'evento (titoli, autori, testi, ecc) eventuale richiesta di cofinanziamento per la partecipazione (in particolare per eventi fuori sede). Il Rettore esprime parere sulla singola iniziativa e può chiedere al gruppo di modificare i contenuti. I proponenti sono quindi autorizzati a rappresentare l'Ateneo nell'evento solo a seguito di una piena condivisione e accettazione del progetto proposto.Pianificazione e supporto organizzativo e finanziarioTutte le proposte ritenute consone sono inserite in un piano annuale di attività, reso noto dal Rettore o dal suo delegato all’inizio di ciascun anno accademico.Tutte le proposte accettate sono sostenute dalla struttura organizzativa dell'Ateneo per quanto riguarda la pubblicità interna ed esterna all'Ateneo e sono sostenute finanziariamente dall'Ateneo compatibilmente con le disponibilità di bilancio. L'accettazione della proposta non è quindi da intendersi come impegno al sostegno economico da parte dell'Ateneo.
