PRO-06-O - Monitorare e sviluppare la qualità del supporto alle attività negoziali (PIAO 2024-2026) | UniGe

Obiettivo

Descrizione e finalità

Il processo di approvvigionamento è stato normato a livello interno attraverso l’approvazione del Manuale di Contabilità (approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22.12.2022).

Una novità introdotta dal 1.1.2023 dal modello organizzativo riguarda i “Poli Territoriali di Facility Management” che, tuttavia, sono coinvolti nelle procedure relative agli interventi edilizi e alla sicurezza e forniscono supporto agli acquisti effettuati dai Centri Autonomi di Gestione senza che l’Area Negoziale agisca direttamente se non per l’acquisto di grandi attrezzature scientifiche.

Inoltre, nel corso del 2023 è entrato in vigore del D.Lgs. n. 36/2023, il nuovo Codice dei Contratti Pubblici, con il quale sono state introdotte numerose novità e sul quale nel corso del 2023 si è proceduto a una ampia formazione.

In questo ambito è fondamentale anche il supporto che l’Area fornisce a tutti i RUP dell’Ateneo.

L’Area Negoziale, tuttavia, procede all’approvvigionamento dei beni e dei servizi comuni e, su richiesta, di acquisti specifici per le altre Aree Dirigenziali.

Al fine di monitorare l’efficacia del processo, oltre alla tempestività dell’evasione delle richieste (obiettivo “Consolidare la tempestività dei processi di approvvigionamento”), si ritiene necessario misurare la qualità percepita dagli utenti.

Questo avviene tramite il questionario rivolto a chi rivesta posizioni organizzative nelle Aree Dirigenziali. A ciò si aggiunge la rilevazione separata della soddisfazione dei RUP per il supporto ricevuto, sempre tramite questionario.

È previsto un target di soddisfazione degli utenti in base al quale misurare e valutare il grado di raggiungimento dell’obiettivo.

Collegamento col Programma Triennale 2022-2024

Missione: Organizzazione e Risorse

Obiettivo strategico: 10 Perseguire lo sviluppo dell’organizzazione con attenzione all’identificazione delle migliori relazioni ed interdipendenze funzionali tra gli uffici e nell’ottica della semplificazione e di una maggiore fluidità e correntezza dei processi, della dematerializzazione e della digitalizzazione delle procedure

Azione: 10.2 Garantire l’adeguatezza dell’organizzazione alle esigenze funzionali

Strutture

Principale struttura responsabile: Area Negoziale

Altre strutture responsabili: -

Altre strutture coinvolte: Dipartimenti, Centri

Balanced Scorecard

Prospettiva: Processi

Area Strategica: Organizzazione

Peso nella Prospettiva: 10%

Risorse

Risorse umane: 9 FTE

Risorse finanziarie: -

Voce CO.AN.: -

Tipologia obiettivo

Consolidamento dei processi

Indicatori

30. Grado di soddisfazione del personale tecnico-amministrativo

Tipologia: efficacia percepita

Formula di calcolo: media del punteggio delle risposte alla domanda relativa alla soddisfazione complessiva per i servizi di supporto agli acquisti

Specifiche: rilevazione della qualità percepita tramite il questionario unico di customer satisfaction somministrato al personale tecnico-amministrativo, scala da 1 a 6

Periodo di riferimento: anno solare

Fonte: indagine su sondaggi.unige.it

2. Grado di soddisfazione dei RUP

Tipologia: efficacia percepita

Formula di calcolo: media del punteggio delle risposte alla domanda relativa alla soddisfazione complessiva per i servizi di supporto al RUP

Specifiche: rilevazione della qualità percepita tramite il questionario unico di customer satisfaction somministrato al personale tecnico-amministrativo, scala da 1 a 6

Periodo di riferimento: anno solare

Fonte: indagine su sondaggi.unige.it

Situazione iniziale e risultati attesi

Indicatore 1 (Peso: 50%)

Valore iniziale (2023) – Baseline: 4,05

Target 2024: 4,10 (Valore minimo 3,55)

Target 2026: 4,30

Data di rilevazione: tra il 15 novembre dell’anno di riferimento e il 15 gennaio dell’anno successivo

Indicatore 2 (Peso: 50%)

Valore iniziale (2023) – Baseline: 3,91

Target 2024: 4,00 (Valore minimo 3,50)

Target 2026: 4,20

Data di rilevazione: tra il 15 novembre dell’anno di riferimento e il 15 gennaio dell’anno successivo

Monitoraggio in itinere

Descrizione delle attività svolte fino al monitoraggio

In continuità con l’anno 2023 proseguono le attività di supporto alle strutture, da parte del Settore negoziale per i Poli Territoriali di Facility Management, attraverso incontri con i vari responsabili amministrativi per esaminare specifiche procedure, risolvere eventuali criticità, supportare nella compilazione delle check list richieste nell’ambito di procedure PNRR, revisionare documenti di gara. Prosegue l’attività di informazione e aggiornamento sul team dedicato Comunità pratiche negoziale, soprattutto nell’ambito delle novità operative sull’utilizzo della piattaforme MEPA. Il settore, inoltre, ha organizzato incontri individuali di specifica formazione sul negoziale per nuovi assunti assegnati ai Dipartimenti. Prosegue, altresì, l’attività di supporto ai RUP da parte di tutti i settori dell’area negoziale, in particolar modo per quanto riguarda la predisposizione di capitolati, con riferimento alle novità introdotte dal nuovo codice riguardo al calcolo dei costi della manodopera, all’applicazione dei contratti Collettivi e delle misure introdotte per garantire la stabilità occupazionale e parità di genere. In considerazione, poi, delle nuove modalità di accesso alle piattaforme di negoziazione da parte dei RUP tramite SPID, che ha visto maggiormente coinvolti tali figure anche da un punto di vista strettamente operativo, è stata garantito affiancamento nella configurazione delle procedure.