Obiettivo

Descrizione e finalità

Il processo di approvvigionamento è stato recentemente normato a livello interno attraverso l'approvazione del Manuale di Contabilità (approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22.12.2022)

Una novità introdotta dal 1.1.2023 con il nuovo modello organizzativo riguarda i "Poli Territoriali di Facility Management" che sono coinvolti nelle procedure relative agli interventi edilizi e relativi alla sicurezza e forniscono supporto agli acquisti effettuato dai Centri Autonomi di Gestione senza che l'Area Negoziale agisca direttamente se non per acquisti di grandi attrezzature scientifiche.

L'Area Negoziale, tuttavia, procede, all'approvvigionamento dei beni e dei servizi comuni e, su richiesta, di acquisti specifici per le altre Aree Dirigenziali.

Al fine di monitorare l'efficacia del processo, si ritiene necessario misurare e valutare la tempestività attraverso i tempi medi di conclusione del processo utilizzando un apposito indicatore il cui valore finale verrà confrontato con il target previsto al fine di definire il risultato.

Collegamento col Programma Triennale 2022-2024

Missione: Organizzazione e Risorse

Obiettivo strategico: 10 Perseguire lo sviluppo dell’organizzazione con attenzione all’identificazione delle migliori relazioni ed interdipendenze funzionali tra gli uffici e nell’ottica della semplificazione e di una maggiore fluidità e correntezza dei processi, della dematerializzazione e della digitalizzazione delle procedure

Azione: 10.2 Garantire l’adeguatezza dell’organizzazione alle esigenze funzionali

Strutture

Principale struttura responsabile: Area Negoziale

Altre strutture responsabili: -

Altre strutture coinvolte: Dipartimenti, Centri

Balanced Scorecard

Prospettiva: Processi

Area Strategica: Organizzazione

Peso nella Prospettiva: 5%

Risorse

Risorse umane: 14 FTE

Risorse finanziarie: -

Voce CO.AN.:-

Tipologia obiettivo

Consolidamento dei processi

Indicatori

Tempo medio evasione richieste

Tipologia: efficacia oggettiva

Formula di calcolo: media (data aggiudicazione bene o servizio richiesto-data determina di avvio della procedura)

Specifiche:

Data aggiudicazione bene o servizio richiesto: data determina di affidamento e/o aggiudicazione

Data determina di avvio della procedura: data determina di avvio della procedura (nel caso di affidamenti diretti in cui, spesso, si predispone una determina unica, si prenderà come riferimento la data in cui è pervenuta all’area negoziale la richiesta di acquisto completa di tutti gli elementi necessari per avviare la procedura di acquisto)

Per procedure di acquisto di beni e servizi, al minor prezzo e/o ad offerta economicamente più vantaggiosa, di importo inferiore alla soglia comunitaria vigente Periodo di riferimento: anno solare

Fonte: database interno - Area Negoziale

Situazione iniziale e risultati attesi

Valore iniziale (2022) - Baseline: 120 giorni

Target 2023: 108 giorni

Target 2025: 96 giorni

Data di rilevazione: 31.12 dell’anno di riferimento

Monitoraggio in itinere

Descrizione delle attività svolte fino al monitoraggio

Si è provveduto a monitorare i tempi medi di conclusione delle procedure effettuate a partire dal 1° gennaio 2023, sulla base della formula di calcolo individuata, ossia media calcolata in giorni, tra data aggiudicazione bene o servizio richiesto-data determina di avvio della procedura, e delle relative specifiche.

Tenuto conto delle procedure iniziate e concluse in questo primo semestre (26), tutte svolte con il criterio del minor prezzo, il tempo medio di conclusione è pari a 37 giorni.

Valore indicatore al momento della rilevazione

Valore indicatore – Tempo medio evasione richieste

37 giorni

Data di rilevazione: 30.06.2023

Risultato intermedio

Grado di raggiungimento dell’obiettivo al momento del monitoraggio

100%

Motivazione dell’eventuale scostamento

-

Azioni correttive e risultato finale previsto

Azioni correttive messe in atto o progettate

-

Risultato finale previsto

100%

Risultato finale

Riepilogo delle attività svolte al 31.12.2023

Si è provveduto a monitorare i tempi medi di conclusione delle procedure effettuate a partire dal 1° gennaio 2023, sulla base della formula di calcolo individuata, ossia media calcolata in giorni, tra data aggiudicazione bene o servizio richiesto-data determina di avvio della procedura, e delle relative specifiche.

Tenuto conto delle procedure iniziate e concluse nell’anno 2023, svolte con il criterio del minor prezzo, il tempo medio di conclusione è pari a 54 giorni.

Valore indicatore al momento della rilevazione

Valore indicatore – Tempo medio evasione richieste

54 giorni

Data di rilevazione: 31.12.2023

Risorse umane utilizzate

14 FTE

Risorse finanziarie utilizzate

-

Documentazione a supporto

Documentazione delle procedure svolte disponibile presso i settori dell’area negoziale che si occupano dell’acquisto di beni e servizi

Grado di raggiungimento dell’obiettivo

100,00%

Motivazione dell’eventuale non completo raggiungimento

-

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