PRO-07-O - Consolidare la tempestività dei processi di approvvigionamento Descrizione e finalitàIl processo di approvvigionamento è stato recentemente normato a livello interno attraverso l'approvazione del Manuale di Contabilità (approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22.12.2022)Una novità introdotta dal 1.1.2023 con il nuovo modello organizzativo riguarda i "Poli Territoriali di Facility Management" che sono coinvolti nelle procedure relative agli interventi edilizi e relativi alla sicurezza e forniscono supporto agli acquisti effettuato dai Centri Autonomi di Gestione senza che l'Area Negoziale agisca direttamente se non per acquisti di grandi attrezzature scientifiche.L'Area Negoziale, tuttavia, procede, all'approvvigionamento dei beni e dei servizi comuni e, su richiesta, di acquisti specifici per le altre Aree Dirigenziali.Al fine di monitorare l'efficacia del processo, si ritiene necessario misurare e valutare la tempestività attraverso i tempi medi di conclusione del processo utilizzando un apposito indicatore il cui valore finale verrà confrontato con il target previsto al fine di definire il risultato.Collegamento col Programma Triennale 2022-2024Missione: Organizzazione e RisorseObiettivo strategico: 10 Perseguire lo sviluppo dell’organizzazione con attenzione all’identificazione delle migliori relazioni ed interdipendenze funzionali tra gli uffici e nell’ottica della semplificazione e di una maggiore fluidità e correntezza dei processi, della dematerializzazione e della digitalizzazione delle procedureAzione: 10.2 Garantire l’adeguatezza dell’organizzazione alle esigenze funzionaliStrutturePrincipale struttura responsabile: Area NegozialeAltre strutture responsabili: -Altre strutture coinvolte: Dipartimenti, CentriBalanced ScorecardProspettiva: ProcessiArea Strategica: OrganizzazionePeso nella Prospettiva: 5%RisorseRisorse umane: 14 FTERisorse finanziarie: -Voce CO.AN.: -Tipologia obiettivoConsolidamento dei processiIndicatoreTempo medio evasione richiesteTipologia: efficacia oggettivaFormula di calcolo: media (data aggiudicazione bene o servizio richiesto-data determina di avvio della procedura)Specifiche:Data aggiudicazione bene o servizio richiesto: data determina di affidamento e/o aggiudicazioneData determina di avvio della procedura: data determina di avvio della procedura (nel caso di affidamenti diretti in cui, spesso, si predispone una determina unica, si prenderà come riferimento la data in cui è pervenuta all’area negoziale la richiesta di acquisto completa di tutti gli elementi necessari per avviare la procedura di acquisto) Per procedure di acquisto di beni e servizi, al minor prezzo e/o ad offerta economicamente più vantaggiosa, di importo inferiore alla soglia comunitaria vigente Periodo di riferimento: anno solareFonte: database interno - Area NegozialeSituazione iniziale e risultati attesiValore iniziale (2022) - Baseline: 120 giorniTarget 2023: 108 giorniTarget 2025: 96 giorniData di rilevazione: 31.12 dell’anno di riferimento Monitoraggio in itinereDescrizione delle attività svolte fino al monitoraggioSi è provveduto a monitorare i tempi medi di conclusione delle procedure effettuate a partire dal 1° gennaio 2023, sulla base della formula di calcolo individuata, ossia media calcolata in giorni, tra data aggiudicazione bene o servizio richiesto-data determina di avvio della procedura, e delle relative specifiche. Tenuto conto delle procedure iniziate e concluse in questo primo semestre (26), tutte svolte con il criterio del minor prezzo, il tempo medio di conclusione è pari a 37 giorni.Valore indicatore al momento della rilevazioneValore indicatore – Tempo medio evasione richieste: 37 giorniData di rilevazione: 30.06.2023Risultato intermedioGrado di raggiungimento dell’obiettivo al momento del monitoraggio: 100%Motivazione dell’eventuale scostamento: -Azioni correttive e risultato finale previstoAzioni correttive messe in atto o progettate: -Risultato finale previsto: 100% Pagina iniziale
