Obiettivo

Descrizione e finalità

Il processo di approvvigionamento è stato recentemente normato a livello interno attraverso l'approvazione del Manuale di Contabilità (approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22.12.2022).

Una novità introdotta dal 1.1.2023 dal nuovo modello organizzativo riguarda i "Poli Territoriali di Facility Management" che, tuttavia, sono coinvolti nelle procedure relative agli interventi edilizi e alla sicurezza e forniscono supporto agli acquisti effettuati dai Centri Autonomi di Gestione senza che l'Area Negoziale agisca direttamente se non per l'acquisto di grandi attrezzature scientifiche.

In questo ambito è fondamentale anche il supporto che l'Area fornisce a tutti i RUP dell'Ateneo.

L'Area Negoziale, tuttavia, procede all'approvvigionamento dei beni e dei servizi comuni e, su richiesta, di acquisti specifici per le altre Aree Dirigenziali.

Al fine di monitorare l'efficacia del processo, oltre alla tempestività dell'evasione delle richieste (obiettivo "Consolidare la tempestività dei processi di approvvigionamento"), si ritiene necessario misurare la qualità percepita dagli utenti.

Questo avviene tramite il questionario rivolto a chi rivesta posizioni organizzative nelle Aree Dirigenziali. A ciò si aggiunge la rilevazione separata della soddisfazione dei RUP per il supporto ricevuto, sempre tramite questionario.

È previsto un target di soddisfazione degli utenti in base al quale misurare e valutare il grado di raggiungimento dell'obiettivo.

Collegamento col Programma Triennale 2022-2024

Missione: Organizzazione e Risorse

Obiettivo strategico: 10 Perseguire lo sviluppo dell’organizzazione con attenzione all’identificazione delle migliori relazioni ed interdipendenze funzionali tra gli uffici e nell’ottica della semplificazione e di una maggiore fluidità e correntezza dei processi, della dematerializzazione e della digitalizzazione delle procedure

Azione: 10.2 Garantire l’adeguatezza dell’organizzazione alle esigenze funzionali

Strutture

Principale struttura responsabile: Area Negoziale

Altre strutture responsabili: -

Altre strutture coinvolte: Dipartimenti, Centri

Balanced Scorecard

Prospettiva: Processi

Area Strategica: Organizzazione

Peso nella Prospettiva: 10%

Risorse

Risorse umane: 9 FTE

Risorse finanziarie: -

Voce CO.AN.:-

Tipologia obiettivo

Consolidamento dei processi

Indicatori

1. Grado di soddisfazione del personale

Tipologia: efficacia oggettiva

Formula di calcolo: media del punteggio delle risposte alla domanda relativa alla soddisfazione complessiva per i servizi di supporto agli acquisti

Specifiche: rilevazione della qualità percepita tramite il questionario unico di customer satisfaction somministrato al personale tecnico amministrativo, scala da 1 a 6

Periodo di riferimento: anno solare

Fonte: indagine su sondaggi.unige.it

2. Grado di soddisfazione dei RUP

Tipologia: efficacia percepita

Formula di calcolo: media del punteggio delle risposte alla domanda relativa alla soddisfazione complessiva per i servizi di supporto al RUP

Specifiche: rilevazione della qualità percepita tramite il questionario unico di customer satisfaction somministrato al personale tecnico amministrativo, scala da 1 a 6

Periodo di riferimento: anno solare

Fonte: indagine su sondaggi.unige.it

Situazione iniziale e risultati attesi

Indicatore 1 (Peso: 50%)

Valore iniziale (2022) - Baseline: 3,70

Target 2023: 3,90 (Valore minimo 3,50)

Target 2025: 4,10

Data di rilevazione: tra il 15 novembre dell’anno di riferimento e il 15 gennaio dell’anno successivo

Indicatore 2 (Peso: 50%)

Valore iniziale (2022) - Baseline: 4,89

Target 2023: 4,90 (Valore minimo 4,10)

Target 2025: 4,90

Data di rilevazione: tra il 15 novembre dell’anno di riferimento e il 15 gennaio dell’anno successivo

Monitoraggio in itinere

Descrizione delle attività svolte fino al monitoraggio

Si è provveduto ad aggiornare la pagina intranet mettendo a disposizione delle aree dirigenziali e delle strutture fondamentali modulistica/format utili per predisporre procedure di importo inferiore alla soglia per gli affidamenti diretti; sono stati svolti n.3 incontri, divisi per servizio coordinamento, nei giorni 21, 23 e 27 febbraio 2023, con responsabili amministrativi di dipartimenti e centri e personale amministrativo che si occupa, al loro interno, di procedure negoziali e Capi servizio coordinamento amministrativo delle Scuole e dei Dipartimenti, aventi ad oggetto gli acquisti di beni e servizi nelle strutture fondamentali. È stato organizzato un incontro, sempre per illustrare le procedure e rendere nota la modulistica a disposizione, al personale del settore che si occupa di acquisti in ambito bibliotecario. È stato dato supporto e informazioni a personale di altre aree dirigenziali, via teams o via mail e, come sempre, supporto ai RUP su tutte le procedure, e in particolare su quelle svolte con fondi PNRR.

Valori indicatori al momento della rilevazione

Valore indicatore 1 - Grado di soddisfazione del personale

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Valore indicatore 2 - Grado di soddisfazione dei RUP

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Data di rilevazione: 30.06.2023

Risultato intermedio

Grado di raggiungimento dell’obiettivo al momento del monitoraggio

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Motivazione dell’eventuale scostamento

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Azioni correttive e risultato finale previsto

Azioni correttive messe in atto o progettate

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Risultato finale previsto

(non rilevabile in sede di monitoraggio)

Risultato finale

Riepilogo delle attività svolte al 31.12.2023

Le attività di supporto per l’attività negoziale e per i RUP, già svolte nella prima parte dell’anno 2023, sono proseguite anche per il resto dell’anno; ad agosto 2023 è stata data comunicazione ai Responsabili Amministrativi, ai Capi servizio coordinamento amministrativo Scuole e Dipartimenti e ai Dirigenti della creazione, su Microsoft Teams, di un team dedicato alla Comunità di Pratica “Negoziale” , gestita dall’Area negoziale, costituito per promuovere e favorire la formazione, il confronto e l’individuazione di soluzioni a problemi comuni nell’ambito della gestione delle procedure negoziali. La finalità della comunità di pratica è quella di permettere ad un gruppo di persone di condividere interessi e problematiche, a collaborare, promuovere, discutere e confrontarsi su questioni correlate ai diversi interessi dei componenti, permettere così la disseminazione della conoscenza all’interno delle organizzazioni e favorire la crescita professionale e il miglioramento dei servizi.

Nell’ambito del team è, quindi, possibile tenere riunioni a distanza, condividere materiale, porre domande, la cui risposta sono condivisa tra tutti i componenti, utilizzando modalità di comunicazione sia verticali che orizzontali.

Ad oggi al team sono iscritti 161 dipendenti, è disponibile materiale da consultare, è stato svolto un primo incontro il 16 gennaio 2024, e il team è utilizzato per rispondere a quesiti, fornire aggiornamenti/informazioni, ecc.

Valori indicatori al momento della rilevazione

Valore indicatore 1 - Grado di soddisfazione del personale

4,05

Valore indicatore 2 - Grado di soddisfazione dei RUP

3,91

Data di rilevazione: 31.12.2023

Risorse umane utilizzate

9 FTE

Risorse finanziarie utilizzate

-

Documentazione a supporto

Estrazione da Limesurvey

Grado di raggiungimento dell’obiettivo

50,00%

Motivazione dell’eventuale non completo raggiungimento

Per quanto riguarda la soddisfazione per gli acquisti, il target è stato completamente raggiunto.

Per quanto riguarda il supporto al RUP, è da notare come la soddisfazione complessiva sia inferiore ai valori medi di risposta alle altre domane. Questo potrebbe essere imputabile alla percezione negativa, da parte dei RUP, non del supporto fornito ma degli adempimenti, ritenuti troppo onerosi, correlati alla funzione stessa, così come previsto dal codice dei contratti pubblici.

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