PRO-05-O - Adeguare la mappatura dei processi alla nuova organizzazione anche ai fini di aggiornare gli standard di qualità

Descrizione e finalità

L'Ateneo, nel corso del 2022, a seguito di una lunga e approfondita analisi che ha coinvolto tutti i soggetti interessati, ha profondamente rivisto, con decorrenza dal 1.1.2023, il proprio modello organizzativo, ponendo una particolare attenzione alle Strutture Fondamentali, di cui la Direzione Generale è al servizio. Tale revisione ha costituito uno degli obiettivi del Direttore Generale nel PIAO 2022-2024. Alla luce delle considerevoli modifiche effettuate è necessario aggiornare e completare l'individuazione dei processi. Infatti, in passato, sono state effettuate mappature parziali dei processi dell'Ateneo ai fini della prevenzione della corruzione delle quali, oltre al completamento, è necessario l'aggiornamento in accordo alla nuova organizzazione.
L'obiettivo di quest'anno prevede, quindi, una prima individuazione dei processi a livello meso-organizzativo, propedeutica a un'analisi finalizzata a:

reingegnerizzare i processi che presentano criticità rendendoli anche omogenei a livello di Ateneo;
aggiornare la carta dei servizi, attualmente limitata a studentesse e studenti, presenti e futuri, e ampliarla ai servizi al personale e ad altri utenti;
individuare gli elementi di rischio ai fini di prevenzione della corruzione;
valutare ulteriori modalità di individuazione dei fabbisogni di personale e di competenze;
individuare indicatori chiave, KPI (Key Performance Indicators), che siano utili per implementare il controllo di gestione;
revisionare l'elenco delle attività lavorabili a distanza dal personale tecnico-amministrativo.

L'obiettivo verrà perseguito con il coinvolgimento di tutte le strutture dell'Ateneo e avrà come deliverable una relazione finale.

Collegamento col Programma Triennale 2022-2024

Missione: Organizzazione e Risorse

Obiettivo strategico: 10 Perseguire lo sviluppo dell’organizzazione con attenzione all’identificazione delle migliori relazioni ed interdipendenze funzionali tra gli uffici e nell’ottica della semplificazione e di una maggiore fluidità e correntezza dei processi, della dematerializzazione e della digitalizzazione delle procedure

Azione: 10.2 Garantire l’adeguatezza dell’organizzazione alle esigenze funzionali

Strutture

Principale struttura responsabile: Area Direzionale

Altre strutture responsabili: -

Altre strutture coinvolte: Tutte le Strutture

Balanced Scorecard

Prospettiva: Processi

Area Strategica: Organizzazione

Peso nella Prospettiva: 15%

Risorse

Risorse umane: 5 FTE

Risorse finanziarie: -

Voce CO.AN.: -

Tipologia obiettivo

Progetto con data fine lavori

Cronoprogramma

Deliverable: relazione contenente la ricognizione dei processi attivi in Ateneo a livello meso-organizzativo

Specifiche: il progetto si intende concluso con la pubblicazione della ricognizione sul sito web di Ateneo

Fonte: sito web

Situazione iniziale e risultati attesi

Inizio lavori: 1.2.2023

Fine lavori: 31.10.2023

Livello di performance: alla fine dei lavori entro il termine è attribuito un punteggio del 100%, per ogni mese di ritardo rispetto al termine è sottratto dal punteggio il 10%. Al raggiungimento oltre il 31.12.2023 è attribuito un punteggio dello 0%

Monitoraggio in itinere

Descrizione delle attività svolte fino al monitoraggio

Sono state concluse le fasi di analisi documentale e identificazione dei processi attivi a livello meso-organizzativo, individuando, per i quattro ambiti Formazione e Servizi agli studenti, Ricerca, Terza Missione e Processi di supporto, i relativi macro-processi e meso-processi.
Per ogni meso-processo, sono stati indicati i relativi sotto e micro-processi, comprensivi delle fasi, e resa disponibile una scheda descrittiva contenente le informazioni principali, quali: descrizione, Process owner, Strutture e unità organizzative coinvolte, Input, Output, KPI, Utenti finali.
Tali risultanze saranno verificate con i dirigenti che indicheranno anche la possibilità di lavoro a distanza e la disponibilità di precedenti mappature ai fini dell’anticorruzione.
Con gli stessi dirigenti sarà anche rilevato l’effort del personale TABS per ogni macro-processo, rilevazione utile anche per l’obiettivo RIS-04-S Monitorare e sviluppare la qualità del supporto contabile

Cronoprogramma

Fasi concluse del cronoprogramma al momento della rilevazione: Analisi - Individuazione macro-processi -
Individuazione preliminare meso-processi

Data di rilevazione: 30.06.2023

Risultato intermedio

Grado di raggiungimento dell’obiettivo al momento del monitoraggio: 60%

Motivazione dell’eventuale scostamento: -

Azioni correttive e risultato finale previsto

Azioni correttive messe in atto o progettate: -

Risultato finale previsto: 100%